5 manieren om bedrijfsprocessen te verbeteren
Om je bedrijfsprocessen te verbeteren zijn er diverse mogelijkheden qua aanpak. Afhankelijk van een tal van factoren, zoals de grootte van het bedrijf en de organisatie, kan besloten welke aanpak het beste gehanteerd dient te worden. Er zijn een groot aantal voordelen aan het optimaliseren van de bedrijfsprocessen, waarvan er een aantal hieronder genoemd worden:
- Onnodige kosten kunnen worden geëlimineerd, doordat handelingen bijvoorbeeld minder herhaald worden
- De kwaliteit van het eindproduct of het eindresultaat zal aanzienlijk verbeteren
- Door optimalisatie zal een product of dienst sneller geleverd kunnen worden
- Een mogelijke hogere klanttevredenheid en een sterkere concurrentiepositie
Tips en 5 manieren om bedrijfsprocessen te verbeteren, zullen in onderstaand artikel besproken worden.
1: Verkrijg inzicht in al de processen
Voordat je verbetering en optimalisatie kunt toepassen op je bedrijfsprocessen, zul je eerst moeten weten waar de mogelijke knelpunten zitten. Door eerst de processen goed in kaart te brengen, kun je er achter komen waar er ruimte zit voor verbeteren. Daarna is het van belang dat er focus is op de belangrijkste punten van verbetering. Een valkuil is namelijk om alle optimalisatie processen in één keer te willen doorvoeren, waardoor er vaak maar half werk wordt geleverd. Focus op één verbetering per keer, voor een nog beter eindresultaat.
2 Gebruik handige software voor administratieve bedrijfsprocessen
Vaak worden een groot aantal bedrijfsprocessen onafhankelijk van elkaar geregeld, terwijl ze sterk met elkaar samenhangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitbetaling van medewerkers en de financiële administratie. Het kan een hoop tijd schelen om al deze processen te laten samenkomen in één softwaresysteem. Gebruik ERP software van AFAS om geen tijd meer te verliezen aan een dubbele vastlegging. In de ERP software kun je een groot aantal onderdelen van je administratie regelen. Zowel financiële administratie, als ordermanagement, CRM, HRM en projecten en uren worden binnen dit systeem geregeld. Door gebruik te maken van software kun je super efficiënt met je administratie omgaan, waardoor je je meer kunt focussen op kerntaken van het bedrijf.
3 Stel duidelijke taken en deadlines
Een van de meest voorkomende redenen waardoor processen vaak vastlopen is door onduidelijkheid omtrent het project. Als een medewerker niet goed weet wat zijn of haar taak precies inhoudt, zal er ook minder goed aan gewerkt kunnen worden. Ook als medewerkers niet precies weten waar hun verantwoordelijkheid ligt en wat precieze deadlines van een project zijn, zal de doorlooptijd vertragen. Daardoor is het belangrijk om duidelijke deadlines en taken op te stellen in je bedrijf. Hierdoor kunnen bedrijfsprocessen een stuk sneller en beter worden uitgevoerd.
4 Stel een proceseigenaar in
Om bedrijfsprocessen nog verder te verbeteren, kan het een goed idee zijn om een proceseigenaar aan te stellen. Deze is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en verbeteren van een proces. Een proceseigenaar kan ook de resultaten evalueren en zo terugkoppelen waar er nog meer verbetering mogelijk is.
5 Implementeer een planningssysteem
Het is bij het optimaliseren van processen erg van belang om de voortgang bij te houden. Bespreek de verbeterprojecten daarom ook om de zoveel tijd, rond eventuele processen af en start nieuwe verbeteringen.
